Dienstag, 20.07.2010
Management – Meeting und Entscheidungen
Einmal monatlich findet ein Management Meeting statt, an dem üblicherweise alle Head of Departments (Works, Finance, Administration, Planning) und der C.S. als Chairman teilnehmen.
Meetings laufen immer nach dem gleichen Schema ab:
Erst wird gebetet, danach werden die Themen jedes Departments vorgestellt, Hand-Outs ausgegeben und schon startet die Diskussion.
Interessant, als Neuling zu verfolgen, von wie vielen Seiten ein Thema beleuchtet und wie letztendlich eine Entscheidung getroffen (oder besser: vermieden) werden kann.
Da John, als Finance-Advisor und ich, als HR-Advisor zum Management-Team zählen, nehmen wir ebenfalls an diesem Meeting teil.
Conference-Room Council
Mein Thema ist heute die Vorstellung meines HR-Konzepts (liebe Leser, nicht einschlafen – diese Ausführungen dienen vor allem mir als Tagebuch und Gedankenstütze - und natürlich den interessierten Kollegen in der Firma).
– einfach runter zu den Beispielen scrollen…
In unserem heutigen Management-Meeting werde ich mein HR-Konzept samt Zeitrahmen vorstellen und auch das Thema Führungskräfteentwicklung ansprechen.
Inhalte meines Konzepts und somit des HR-Audits sind:
- Personalakten-Management, kreieren von neuen Formularen und die Weiterentwicklung der bestehenden
- Urlaubs- und Nachfolgeplanung, sowie Krankheitsvertretung und Fortbildungsvertretung (viele Mitarbeiter bilden sich in Instituten weit weg von Kalomo weiter und sind oft monatelang „on study leave“)
- Sicherstellung von Stellenbeschreibungen (Job descriptions) für jede Position
- Einführung eines Einarbeitungs-Programms
- Verbesserung des Recruitments
- Einführung eines Talent-Managements
- Einführung eines Leistungsbewertungssystems (Appraisal)
- Durchführung einer Mitarbeiterbefragung
Alle erarbeiteten Ergebnisse werden am Ende Bestandteil und Inhalt einer HR-Policy sein.
In Sambia ist das Entwerfen von Policies zu allen möglichen Themen aktuell der große Renner. Allein unser Council hat gerade sieben neue Policies eingeführt und arbeitet an zwei weiteren.
Natürlich wird auch Führungskräfte-Entwicklung – gerade nach meinen ersten Eindrücken und Recherchen in meiner Funktion als HR-Advisor - ein großes Themengebiet darstellen, mit dem ich mich beschäftigen werde.
Aktuell wird auf Ministerium-Ebene einiges umstrukturiert – unter anderem auch die Rekrutierung von Council-Mitarbeitern.
Dadurch bedingt, gibt es einige vakante Positionen – vor allem im Führungsbereich, die erst nachbesetzt werden können, sobald das Ministerium eine Entscheidung getroffen hat.
In unserem Council betrifft das die Administration-, Planning- und Finance-Departments: Die Führungspositionen (“Heads of Department”) sind unbesetzt und werden bis zur Nachbesetzung durch die nächste Ebene ausgeführt (sog. „Acting“ –Positions).
So kommt es, dass z.B. der Chief, Mr. Mutambekwa, das ganze Admin-Department mit seinen fast 30 Mitarbeitern leitet, von seiner eigentlichen Jobbeschreibung aber nur die Administration fachlich führen soll.
Ebenso leitet Smart Mumba das Planning-Department und Moses Siwakwi die Finanz-Abteilung.
Alle drei sind, was Führungsthemen betrifft, noch sehr unerfahren und werden in ihrer Funktion bisher nicht gecoacht.
Der einzige wirkliche „Head of Department“ ist Richard Mbwainga, der das Works, und somit das größte Department unter sich hat. Übrigens auch mein Lieblingskollege – der Mann hat richtig was drauf…
Aus HR-Sicht habe ich bereits dem C.S. vorgeschlagen, mich vor allem zu Beginn des geplanten HR-Audits auf Führungskräfteentwicklung zu fokussieren.
Ich werde vor allem folgende Punkte mit den Führungskräften zusammen beleuchten und mir darüber ein Meinungsbild abholen:
• Rollenverständnis
• Überprüfung der Teamperformance, Einzelperformance
• Vorbildfunktion
• Selbstbewusstsein und Autorität als Führungskraft
• Disziplinarfunktion
• Richtungsweiser- und Orientierungsgeberqualitäten
• Entscheidungsfähigkeit und Verantwortungsübernahme
• Dreh- und Angelpunkt der internen Kommunikation
• Talent-Manager
• Unternehmer im Unternehmen
• Zusammenarbeit mit anderen Führungskräften
Hierzu habe ich einen Führungs-Fragebogen erarbeitet und werde mich zu Einzelgesprächen mit allen Führungskräften verabreden. Auch mit dem C.S.. Ich befürchte aber, er wird sich drücken, wo es nur geht.
Aus den daraus gewonnenen Ergebnissen und Wünschen werde ich ein Leadership-Training konzipieren.
Aber nun zurück zu anderen Inhalten unseres Management-Meetings:
Beispiele einer Entscheidungsfindung – Fußballverein und Fuhrpark
Kalomo hat einen Fußballverein. Die Kalomo Jetters. Die Jetters haben einen Co-Trainer, den man zur Urlaubsvertretung des eigentlichen Trainers eingestellt hat. Mit diesem Co-Trainer ist aber niemand so recht zufrieden: Von 14 Spielen wurden nur 3 gewonnen.
Jetzt stellt sich die Frage, was zu tun ist. Wer hat ihn eingestellt, wer hält den Vertrag, wer spricht mit ihm und entlässt ihn? Alles nicht so einfach.
Das Finance-Department hat letzten Monat einfach kein Gehalt angewiesen – mal sehen, was passiert. Natürlich hat sich der Co-Trainer umgehend beschwert und auf die Anweisung seines Gehaltes bestanden.
Diskussion, Diskussion, Diskussion (u.a. „A trainer has a dangerous life – see, what happened to some during and after the World Cup”)…
Am Ende der Diskussion, ca. 30 Minuten später, ist immer noch keine Lösung gefunden und das „Problem Co-Trainer“ auf das nächste Meeting vertagt. Vielleicht hat sich der Trainer bis dahin in Luft aufgelöst…
Noch ein gutes Beispiel:
Der Fuhrpark des Councils umfasst aktuell 11 Fahrzeuge (hauptsächlich Pick-ups und 4x4 Fahrzeuge), nicht alle befinden sich in bestem Zustand.
Einige Fahrzeuge sind nicht mehr fahrtüchtig und sollen verkauft werden. Es finden sich aber keine Käufer, da die Kaufpreise viel zu hoch angesetzt sind. Mittlerweile fehlen den meisten dieser Fahrzeuge Reifen und Motorkomponenten und keiner weiß, wer diese entwendet haben könnte. Der Wert der Fahrzeuge fällt so täglich und die Wahrscheinlichkeit, jetzt noch einen Käufer zu finden, sinkt gegen Null.
Zur Reparatur kann man sich auch nicht wirklich entschließen, da viel zu teuer und evtl. nicht von langer Dauer.
Da auch hier keine Entscheidung getroffen wird, verschleißen die Fahrzeuge eben weiter vor sich hin und werden des Nachts, von wem auch immer, weiter ausgeschlachtet.
Aber neue Fahrzeuge müssen her (Aber wir haben kein Geld) (Aber wir brauchen neue) (Aber Aber…).
In diesem Stil folgen noch ein paar weitere muntere Diskussionen, wobei sich der unbeteiligte Dritte (in dem Fall ich) nur denkt: Mensch Leute, fällt doch einfach mal eine Entscheidung, und gut ist…
Denn eins ist sicher: Im nächsten Meeting kommen alle Themen erneut aufs Tablett…
Ach ja: Was ist eigentlich aus meiner Präsentation geworden?
Ich durfte erst ganz zum Schluss ran, als alle nach zig Endlos-Diskussionen natürlich total erledigt waren. Große Reaktionen durfte ich also nicht erwarten. Man hat mir aber im Anschluss versichert, die Präsentation sei gut und verständlich gewesen und man freue sich auf die ganzen Veränderungen … Wir werden sehen, was sich am Ende umsetzen lässt.
Unser Kalomo District Council Bus – einst der ganze Stolz des Fuhrpark-Managers
